各院（系）、部、处、直属单位：

为深入贯彻落实中央八项规定精神，强化财会监督，根据国家有关政策文件，结合学校实际情况，现就规范和加强科研外协费、办公费、印刷费、材料费等报销管理有关事项通知如下：

一、管理原则

各单位应本着实事求是、科学合理的原则加强科研外协费、办公费、印刷费、材料费报销管理。项目负责人作为第一责任人，应对经济事项的真实性、相关性、合规性、合理性承担直接责任。二级单位应健全审核机制，加强审批管理，确保费用支出符合规定。

二、报销要求

（一）科研外协费

1.科研外协主要包括委托第三方单位开展的试验测试、设计加工、计算分析等技术服务，以及开展技术开发、技术咨询等科研活动。科研外协经费管理应当根据《上海交通大学科研项目外协合同订立及经费外拨管理办法（自然科学类）》、《上海交通大学关于修订文科科研经费管理办法的通知》等文件规定执行。

2.外协单位应具有承担相关研发工作或技术服务的能力，确保能够履行合同内容和规范使用经费。外协技术合同实行公开公示制，外协单位如与项目存在利益关联关系，项目负责人需主动提供合理性说明。

3.科研项目任务书或合同中有明确约定的外协合同额度按约定执行。合同中无明确约定的，原则上外协经费总额不得超项目总经费的50%。

4.科研外协费用报销应提供外协合同及相关支撑材料，原则上以银行转账或公务卡方式结算。

（二）办公费、印刷费、材料费

1.办公费、印刷费、材料费报销应当根据学校经费支出管理规定及科研经费相关管理办法执行，费用支出应真实发生且与业务相关。

2.二级单位需加强材料管理，低值易耗品应通过“交我办—资产—资产新增—低值易耗品入库登记”办理入库登记；危化品采购应通过“交我办—资产—危化—化学品管理系统”履行审批程序。

3.上述费用报销时应当提供相关发票及清单明细，原则上以银行转账或公务卡方式进行结算。

三、负面清单

科研外协费、办公费、印刷费、材料费支出应当严格按照规定执行，不得存在以下行为：

1.报销与科研项目无关的费用；

2.虚构经济业务、利用虚假票据等方式报销；

3.虚构合同或协议，违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；

4.其他违反财经纪律的行为。

四、监督检查

财务计划处持续加强系统管控，开展科研外协费、办公费、印刷费、材料费支出专项检查，运用大数据方式和信息化手段对支出金额、资金流向、票据信息、工商数据等要素进行多维联动分析，以强化纪律约束，确保经费规范合理使用。

五、其他

1.请各单位将本通知传达至内设行政部门、系所、项目团队。

2.本通知自印发之日起施行，由财务计划处负责解释。

财务计划处

2025年7月18日