各院（系）、部、处、直属单位：

为深入贯彻落实中央八项规定精神，强化财会监督，根据国家有关政策文件，结合学校实际情况，现就规范和加强会议费报销管理有关事项通知如下：

一、管理原则

各单位举办会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，建立健全会议审批管理制度，严格审核会议会期、规模、地点、预算。会议举办者对所举办会议涉及的相关经济事项、原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有审批、管理及监督责任。

二、报销要求

会议费报销应当根据《上海交通大学会议费管理暂行办法》《上海交通大学关于落实赋予科研管理更大自主权有关工作的通知》等文件规定执行。会议费开支实行综合定额控制，报销时需提供预约单、会议通知（包含会议议程）、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、委托协议（合同）等凭证。

1.学术会议和国际会议天数一般不得超过3天，会议报到和离开时间合计不得超过2天；管理会议天数一般不得超过2天，会议报到和离开时间合计不得超过1天。

2.参会人员以校内为主的管理会议原则上不得在异地举办。学术会议应根据会议标准和实际情况，选择适当的场所举办。

3.举办会议需采购服务的，应根据学校相关规定执行。会后补签合同，原则上不予报销。

4.各单位应在综合定额标准以内据实结算报销，住宿费、伙食费和其他费用（会议室租金、交通费、文件印刷费等）之间可以调剂使用，但未安排参会人员住宿或就餐的会议，应按照扣除相应费用后的定额标准进行报销。因需发生的会议特邀代表差旅费、国际会议同声传译设备租金、劳务费、会议论文出版费不计入会议费综合定额，可在相应的支出科目中据实列支。

5.会议费支出原则上以银行转账或公务卡方式结算。

三、负面清单

会议举办者和举办单位应当严格按照规定举办会议、开支会议费，不得存在以下行为：

1.擅自提高会议费开支标准。

2.通过虚报会议人数、天数或拆分费用等方式报销会议费。

3.通过会议服务“打包”方式违规扩大开支范围。

4.以会议名义组织会餐或安排宴请。

5.在私人会所、休闲娱乐场所和政策明令禁止的风景名胜区举办会议。

6.报销与会议无关的其他费用。

7.其他违反财经纪律的行为‌‌。  

四、监督检查

财务计划处持续加强系统管控，开展会议费报销专项检查，运用大数据和信息化手段定期开展会议费使用情况分析，强化纪律约束，规范会议费管理使用。

五、其他

1.请各单位将本通知传达至内设行政部门、系所、项目团队。

2.本通知自印发之日起施行，由财务计划处负责解释。

财务计划处

2025年4月30日